joomla social media module

Corrective Action or just Correction? 

Salah satu kesalahan yang lazim saya temukan pada saat audit, baik itu untuk ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 ataupun BS OHSAS 18001 adalah ketidakpahaman auditee terhadap pengertian Corrective Action.

Contoh 1 :
Pada saat memverifikasi hasil Internal Audit, telah ditemukan minor NC di departemen HRD karena belum dibuat rencana training untuk tahun berjalan. Kemudian Internal Auditor menerbitkan Corrective Action Report, yang biasanya content nya adalah Nonconformity, Root Cause, Correction, Corrective Action dan Preventive Action. Di situ tertulis :
Root Cause : belum membuat Rencana Training
Correction   : Membuat Rencana Training untuk tahun berjalan
Corrective Action :  Membuat Rencana Training untuk tahun berjalan
Preventive Action :  Memastikan Rencana Training untuk tahun berikutnya dibuat

Contoh 2 :
Departemen Maintenance sudah menetapkan target untuk Machine Down Time per bulannya adalah 20 jam. Namun hasil bulan November menunjukkan Machine Down Time melebihi 20 jam. Dan sesuai peraturan yang sudah ditetapkan oleh Management Representative, bila ada Quality Objectives yang tidak tercapai maka harus dibuat analisa dan tindakan pencegahan yang dituangkan dalam format Corretive Action Report (nama format mungkin berbeda di tiap perusahaan). Manager Maintenance lalu mengisi form CAR tersebut seperti berikut ;
Root Cause  : kabel mesin injection nomor 4A putus sehingga menyebabkan Down Time melebihi 20 jam
Correction : sementara tidak memakai mesin nomor 4A, digantikan dengan mesin lain
Corrective Action : menyambung kabel yang putus dengan menggunakan selotape
Preventive Action : memastikan mesin 4A berfungsi baik sebelum digunakan

Kedua contoh di atas ditemukan hampir di setiap klien yang saya audit, mungkin more than 80%. Biasanya sistem ISO di suatu perusahaan dibuat oleh konsultan, jadi seperti 2 contoh kasus di atas, mereka sudah melakukan seperti yang disyaratkan oleh ISO 9001:2008. Mereka sudah melakukan Internal Audit, establish Quality Objectives, membuat Corrective Action Report. Namun kurangnya pemahaman akan definisi dari beberapa requirement ISO yang menyebabkan kualitas dari aplikasi ISO pun tidak sesuai harapan.

Seperti yang tertera di ISO 9000:2005 untuk terms and definition;
Corrective Action : action to eliminate the cause of a detected nonconformity (3.11) or other undesirable situation
Preventive Action : action to eliminate the cause of a potential nonconformity (3.11) or other undesirable potential situation

atau dalam bahasa Indonesia, Corrective Action adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab dari suatu masalah. Dan Corrective Action ini harus bisa mencegah recurrence  atau kejadian yang sama terulang kembali.

Kembali pada pembahasan Corrective Action, jadi untuk bisa membuat Corrective Action yang bagus maka kita harus menemukan Root Cause yang sebenarnya. Tidak mungkin kita bisa menghilangkan penyebab dari suatu masalah kalau kita belum menemukan apa masalahnya. Untuk menemukan Root Cause ini bisa menggunakan beberapa tools seperti fishbone chart, 5 Why, etc. Sedangkan Correction definisinya adalah action untuk menghilangkan masalah, hanya menghilangkan masalah untuk sementara waktu dan memungkinkan masalah yang sama terjadi kembali.

Sekarang coba kita terapkan pemahaman yang benar ini pada 2 contoh kasus di atas :

Contoh 1 :

Problem : pada saat internal audit ditemukan bahwa departemen HRD belum membuat Rencana Training sesuai requirement dari Internal Prosedur.
Root Cause : adanya pergantian personel pada HRD, dan personel baru belum mengerti tugas pembuatan Rencana Training karena belum diinformasikan / training
Correction : membuat Rencana Training untuk tahun berjalan secepatnya, target sampai akhir bulan ; correction hanya menghilangkan masalah, dalam hal ini Rencana Training yang belum dibuat harus dibuat secepatnya.
Corrective Action : karena akar permasalahannya adalah personel HRD yang belum mengerti kewajibannya, maka untuk menghilangkan akar masalah ini kita perlu memberikan training kepada related persons terkait kewajiban yang harus dijalankan berdasarkan Internal Prosedur yang ada maupun klausul ISO terkait.
Preventive Action : bagaimana kita dapat mencegah adanya non-conformity terjadi karena adanya pergantian personel ? Mungkin kali ini NC terjadi di HRD section karena adanya pergantian personel, bisa saja berikutnya terjadi NC di departemen lain karena adanya pergantian personel. Maka salah satu preventive action yang bisa diterima adalah dengan menerapkan prosedur pergantian personel, dimana jika ada pergantian personel maka atasan wajib memberikan training terkait Internal Prosedur yang mesti dijalankan.

Contoh 2 :
Departemen Maintenance sudah menetapkan target untuk Machine Down Time per bulannya adalah 20 jam. Namun hasil bulan November menunjukkan Machine Down Time melebihi 20 jam. Dan sesuai peraturan yang sudah ditetapkan oleh Management Representative, bila ada Quality Objectives yang tidak tercapai maka harus dibuat analisa dan tindakan pencegahan yang dituangkan dalam format Corretive Action Report (nama format mungkin berbeda di tiap perusahaan). Manager Maintenance lalu mengisi form CAR tersebut seperti berikut ;
Root Cause  : Down Time terbesar datang dari mesin 4A (18 jam) karena ada kabel yang putus digigit oleh tikus --> root causenya adalah kabel yang putus digigit tikus.
Correction : menyambung kabel yang putus dengan tape untuk temporary atau mengganti dengan kabel yang baru (lebih baik). Perhatikan, mengganti dengan kabel yang baru juga hanya sebatas level correction, karena tidak menghilankan root cause (kabel digigit tikus)
Corrective Action : karena root cause nya adalah kabel di mesin 4A digigit tikus, maka Corrective Action yang tepat adalah memasang perangkap tikus di sekitar mesin 4A. Corrective Action ini bertujuan agar mesin 4A tidak lagi digigit oleh tikus.

Preventive Action : walaupun sudah dilakukan corrective action terhadap mesin 4A, besar kemungkinan mesin-mesin yang lain bisa juga kabelnya digigit tikus. Maka preventive action yang tepat adalah melakukan pembasmian hama tikus dari pabrik atau melakukan 5S di seluruh pabrik dari sarang tikus. Preventive action ini bertujuan agar masalah yang terjadi di mesin 4A tidak akan terjadi di mesin yang lain.

Demikian contoh sederhana dari penerapan Corrective Action dan Preventive Action untuk ISO 9001:2008. Dengan menerapkan Corrective Action dan Preventive Action yang tepat, maka suatu organisasi dapat melakukan Continuous Improvement dengan baik. Sehingga penggunaan ISO 9001 bukan hanya sebatas "menjual" sertifikat, tetapi benar-benar sebagai alat untuk membuat Sistem Manajemen Mutu yang lebih baik dan menguntungkan.

Agus Nurdiansyah

Auditor di DQS Certification Indonesia

Weather

Cloudy

25°C

Jakarta

Cloudy
Humidity: 80%
Wind: WSW at 17.70 km/h
Thursday 24°C / 32°C Thunderstorms
Friday 24°C / 32°C Thunderstorms
Saturday 25°C / 31°C Thunderstorms
Sunday 24°C / 30°C Thunderstorms
Monday 24°C / 27°C Thunderstorms
Tuesday 24°C / 30°C Thunderstorms
Wednesday 23°C / 31°C Thunderstorms

NEWS

APSCA PROGRESS UPDATE – ENSURING THE PROFESSIONALISM OF SOCIAL AUDITS

APSCA PROGRESS UPDATE – ENSURING THE PROFESSIONALISM OF SOCIAL AUDITS In the summer of 2016, we announced that DQS CFS had joined APSCA, an initiative to ensure the professionalism of social compliance auditors. In this article, we would like to provide you with an update on the progress that has been made, as well as the implications for suppliers, buyers and auditors. What is APSCA? APSCA (Association of Professional Social Compliance Auditors) is an organisation created to increase

Read more »
Updates to Standards – Quarter 3

Updates to Standards – Quarter 3 The Quarter 3 issue of Updates to Standards includes information on the following: ISO 50001:2018 Revision SQF Fundamentals BRC Revision ISO 22000:2018 Revision Other DQS Services The above article sourcing from DQS US website (https://dqsus.com/wp-content/uploads/2018/10/Updates-to-Standards-Q3.pdf). For more information, please send email to info@dqsindonesia.com  

Read more »
A CULTURE OF FOOD SAFETY: GLOBAL FOOD SAFETY INITIATIVE

A CULTURE OF FOOD SAFETY: GLOBAL FOOD SAFETY INITIATIVE PUBLISHES POSITION PAPER     After 18 months of work, the Global Food Safety Initiative (GFSI) has published its new position paper on a food safety culture. How does it contribute to global food safety? Whether a company manages to ensure the long-term quality and safety of its products depends to a large extent on the corporate culture and the value system within the organization. However, because topics such as corporate cultur

Read more »
Energy Management: Revised ISO 50001:2018 has been published

On August 20, 2018 the International Organization for Standardization (ISO) has published ISO 50001:2018, the revised management system standard for energy management. The transition period for existing certificates was confirmed to be three years from the publication date.   DQS, like all other certification bodies is required to stop conducting audits according to the "old" ISO 50001:2011 after February 20, 2020 (18 months after the publication date). This means that certified organizations w

Read more »
ISO 37001 – DQS CFS successfully completes Accreditation Audit

Since its publication two years ago, ISO 37001, the international standard for anti-bribery management systems, has quickly established itself as a crucial tool to combat bribery-related risks. In order to ensure the lasting credibility of ISO 37001 certificates issued by DQS, we have made it a priority to apply for accreditation. We are pleased to announce that DQS is one of the first certification bodies in the world to have passed the accreditation audit. When we announced in April 2018 t

Read more »
SUPPLIER SUSTAINABILITY AUDITS: HOW TO ALLEVIATE THE BURDEN FOR SUPPLIERS

If you are in a sustainability department, supply chain management or procurement, you’ve probably seen it happen: when asked to pass a sustainability audit, some suppliers do whatever they can to stall the process, often delaying the audit for a couple of months or even avoiding it altogether. With a few simple measures, you can greatly improve the success of your audit program. As a provider of sustainability audits, we observe it all the time: Companies design a responsible sourcing progra

Read more »
PREVENTING PRODUCT FRAUD: IFS PUBLISHES PRACTICAL GUIDE

In the past few years, almost every standard for food and consumer goods safety has incorporated additional requirements for combatting product fraud. This has left certified sites with many questions about the implementation of a product fraud mitigation plan. The new guideline published by IFS is a practical guide that will help companies implement the requirements of the various IFS Standards. Although many people still associate product fraud with the food industry, and therefore the IFS

Read more »
Protected: BRC FOOD ISSUE 8: NEW CLAUSES AND CHANGES

This content is password protected. To view it please enter your password below: Password:  

Read more »
Updates to Standards – Quarter 2

The 2018 Quarter 2 issue of the Updates to Standards Newsletter is now published and includes articles on the following topics: ISO 45001:2018 Transition Plan GDPR Compliance FAQ Summary of CMMI 2.0 Changes Updates to IAF Mandatory Documents The above article sourcing from DQS US website (https://dqsus.com/wp-content/uploads/2018/06/Updates-to-Standards-1.pdf). For more information, please send email to info@dqsindonesia.com

Read more »
Sustainablity: Important Update of AA1000 Accountability Principles Standard Now Available

On May 10, AccountAbility published a new version of its AA1000 AcountAbility Principles Standard (AA1000AP: 2018). The standard is not only a commonly referenced framework for sustainability management, but also serves as the basis for external assurance on sustainability reports. The revision of the standard, to which DQS contributed as a member of the working group, has led to some important changes. The purpose of the AA1000AP standard is to provide organisations with a practical set of g

Read more »
change background color joomla