header

Quality

Quality Management

For our customers and for DQS, quality is the key to sustainable business success. 

Environmental Responsibility

Environmental Responibility

Only systematic environmental protection can create a balance.

Automotive 

Automotive  

Manufacturers, OEM suppliers, IATF, VDA – if this is your industry, we have the certification services you need.

Food & Hygiene

food feed hygiene

Food and Hygiene safety systems provide a first-line defense for consumer safety.

Workplace Safety

Workplace Safety

Taking good care of your employees is one of the essential goals. 

IT and Service Management

IT and Service Management

 Find out what DQS has to offer for your business.

Social Responsibility

Social Responsibility

Securing basic human rights benefits your business, if you know which standards to apply. 

Medical Devices

Medical Devices

DQS offers a variety of services in the field of medical devices approval. 

Animal Feed

Animal Feed

Because safety and quality of animal feed is the first stage for consumer safety.

Aerospace

Aerospace

If your value stream needs wings to fly, a certification to the 9100 series by DQS will get it in the air. 

Risk Management

Risk Management

Risk is the effect of uncertainty on the achievement of objectives. 

Career

ASSOCIATE PROFESSIONAL MANAGEMENT SYSTEM AUDITORS

We are looking for associate professional management system auditors to join our team.

DQS Newsletter

Connect With US

joomla vector social icons

Corrective Action or just Correction? 

DQS NEWSalah satu kesalahan yang lazim saya temukan pada saat audit, baik itu untuk ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 ataupun BS OHSAS 18001 adalah ketidakpahaman auditee terhadap pengertian Corrective Action.

Contoh 1 :
Pada saat memverifikasi hasil Internal Audit, telah ditemukan minor NC di departemen HRD karena belum dibuat rencana training untuk tahun berjalan. Kemudian Internal Auditor menerbitkan Corrective Action Report, yang biasanya content nya adalah Nonconformity, Root Cause, Correction, Corrective Action dan Preventive Action. Di situ tertulis :
Root Cause : belum membuat Rencana Training
Correction   : Membuat Rencana Training untuk tahun berjalan
Corrective Action :  Membuat Rencana Training untuk tahun berjalan
Preventive Action :  Memastikan Rencana Training untuk tahun berikutnya dibuat

Contoh 2 :
Departemen Maintenance sudah menetapkan target untuk Machine Down Time per bulannya adalah 20 jam. Namun hasil bulan November menunjukkan Machine Down Time melebihi 20 jam. Dan sesuai peraturan yang sudah ditetapkan oleh Management Representative, bila ada Quality Objectives yang tidak tercapai maka harus dibuat analisa dan tindakan pencegahan yang dituangkan dalam format Corretive Action Report (nama format mungkin berbeda di tiap perusahaan). Manager Maintenance lalu mengisi form CAR tersebut seperti berikut ;
Root Cause  : kabel mesin injection nomor 4A putus sehingga menyebabkan Down Time melebihi 20 jam
Correction : sementara tidak memakai mesin nomor 4A, digantikan dengan mesin lain
Corrective Action : menyambung kabel yang putus dengan menggunakan selotape
Preventive Action : memastikan mesin 4A berfungsi baik sebelum digunakan

Kedua contoh di atas ditemukan hampir di setiap klien yang saya audit, mungkin more than 80%. Biasanya sistem ISO di suatu perusahaan dibuat oleh konsultan, jadi seperti 2 contoh kasus di atas, mereka sudah melakukan seperti yang disyaratkan oleh ISO 9001:2008. Mereka sudah melakukan Internal Audit, establish Quality Objectives, membuat Corrective Action Report. Namun kurangnya pemahaman akan definisi dari beberapa requirement ISO yang menyebabkan kualitas dari aplikasi ISO pun tidak sesuai harapan.

Seperti yang tertera di ISO 9000:2005 untuk terms and definition;
Corrective Action : action to eliminate the cause of a detected nonconformity (3.11) or other undesirable situation
Preventive Action : action to eliminate the cause of a potential nonconformity (3.11) or other undesirable potential situation

atau dalam bahasa Indonesia, Corrective Action adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab dari suatu masalah. Dan Corrective Action ini harus bisa mencegah recurrence  atau kejadian yang sama terulang kembali.

Kembali pada pembahasan Corrective Action, jadi untuk bisa membuat Corrective Action yang bagus maka kita harus menemukan Root Cause yang sebenarnya. Tidak mungkin kita bisa menghilangkan penyebab dari suatu masalah kalau kita belum menemukan apa masalahnya. Untuk menemukan Root Cause ini bisa menggunakan beberapa tools seperti fishbone chart, 5 Why, etc. Sedangkan Correction definisinya adalah action untuk menghilangkan masalah, hanya menghilangkan masalah untuk sementara waktu dan memungkinkan masalah yang sama terjadi kembali.

Sekarang coba kita terapkan pemahaman yang benar ini pada 2 contoh kasus di atas :

Contoh 1 :

Problem : pada saat internal audit ditemukan bahwa departemen HRD belum membuat Rencana Training sesuai requirement dari Internal Prosedur.
Root Cause : adanya pergantian personel pada HRD, dan personel baru belum mengerti tugas pembuatan Rencana Training karena belum diinformasikan / training
Correction : membuat Rencana Training untuk tahun berjalan secepatnya, target sampai akhir bulan ; correction hanya menghilangkan masalah, dalam hal ini Rencana Training yang belum dibuat harus dibuat secepatnya.
Corrective Action : karena akar permasalahannya adalah personel HRD yang belum mengerti kewajibannya, maka untuk menghilangkan akar masalah ini kita perlu memberikan training kepada related persons terkait kewajiban yang harus dijalankan berdasarkan Internal Prosedur yang ada maupun klausul ISO terkait.
Preventive Action : bagaimana kita dapat mencegah adanya non-conformity terjadi karena adanya pergantian personel ? Mungkin kali ini NC terjadi di HRD section karena adanya pergantian personel, bisa saja berikutnya terjadi NC di departemen lain karena adanya pergantian personel. Maka salah satu preventive action yang bisa diterima adalah dengan menerapkan prosedur pergantian personel, dimana jika ada pergantian personel maka atasan wajib memberikan training terkait Internal Prosedur yang mesti dijalankan.

Contoh 2 :
Departemen Maintenance sudah menetapkan target untuk Machine Down Time per bulannya adalah 20 jam. Namun hasil bulan November menunjukkan Machine Down Time melebihi 20 jam. Dan sesuai peraturan yang sudah ditetapkan oleh Management Representative, bila ada Quality Objectives yang tidak tercapai maka harus dibuat analisa dan tindakan pencegahan yang dituangkan dalam format Corretive Action Report (nama format mungkin berbeda di tiap perusahaan). Manager Maintenance lalu mengisi form CAR tersebut seperti berikut ;
Root Cause  : Down Time terbesar datang dari mesin 4A (18 jam) karena ada kabel yang putus digigit oleh tikus --> root causenya adalah kabel yang putus digigit tikus.
Correction : menyambung kabel yang putus dengan tape untuk temporary atau mengganti dengan kabel yang baru (lebih baik). Perhatikan, mengganti dengan kabel yang baru juga hanya sebatas level correction, karena tidak menghilankan root cause (kabel digigit tikus)
Corrective Action : karena root cause nya adalah kabel di mesin 4A digigit tikus, maka Corrective Action yang tepat adalah memasang perangkap tikus di sekitar mesin 4A. Corrective Action ini bertujuan agar mesin 4A tidak lagi digigit oleh tikus.

Preventive Action : walaupun sudah dilakukan corrective action terhadap mesin 4A, besar kemungkinan mesin-mesin yang lain bisa juga kabelnya digigit tikus. Maka preventive action yang tepat adalah melakukan pembasmian hama tikus dari pabrik atau melakukan 5S di seluruh pabrik dari sarang tikus. Preventive action ini bertujuan agar masalah yang terjadi di mesin 4A tidak akan terjadi di mesin yang lain.

Demikian contoh sederhana dari penerapan Corrective Action dan Preventive Action untuk ISO 9001:2008. Dengan menerapkan Corrective Action dan Preventive Action yang tepat, maka suatu organisasi dapat melakukan Continuous Improvement dengan baik. Sehingga penggunaan ISO 9001 bukan hanya sebatas "menjual" sertifikat, tetapi benar-benar sebagai alat untuk membuat Sistem Manajemen Mutu yang lebih baik dan menguntungkan.

Agus Nurdiansyah

Auditor di DQS Certification Indonesia

Share this post

Submit to DeliciousSubmit to DiggSubmit to FacebookSubmit to Google PlusSubmit to StumbleuponSubmit to TechnoratiSubmit to TwitterSubmit to LinkedIn

DQS Certification NEWS

Updates to Standards – 2019 Quarter 1

Updates to Standards – 2019 Quarter 1   The 2019 Quarter 1 Issue of Updates to Standards covers the following topics: A review of lessons learned with the completion of the Aerospace transitions Updates on BRC Issue 8 and the changes included Information on NIST cybersecurity framework and ISO 27001 New ISO 45001 transition courses A whitepaper on TISAX, which is an information security in the automotive industry standard The above article sourcing from DQS US website (https://dq

12-02-2019
- by dqsindonesia
Read more »
DQS SPOTLIGHT ON: TISAX

DQS SPOTLIGHT ON: TISAX MANAGEMENT   The automotive industry places particular value on the confidentiality of information and the security of data. Information shared between OEMs and suppliers needs to stay between them, and not become general knowledge to be used by the competition. Service providers and suppliers must regularly prove to their customers that they meet the high security requirements for data provided. That is why the Trusted Information Security

06-02-2019
- by dqsindonesia
Read more »
Coming Soon: The ISO 24526 Certification Standard for Water efficiency Management Systems

Coming Soon: The ISO 24526 Certification Standard for Water efficiency Management Systems by Li Rayanna    Water – it may well be the most underrated resource in the world. Whereas many companies have implemented management systems to improve energy-efficiency, it is far less common to see effective water management systems. The new standard ISO 24526 for water-efficiency management systems addresses this void and will help organizations to increase efficiency, save costs and protect the envi

15-01-2019
- by dqsindonesia
Read more »
McDonald’s approves DQS CFS as globally recognized third-party auditing firm

McDonald’s approves DQS CFS as globally recognized third-party auditing firm by Li Rayanna      We are pleased to announce that McDonald's approved DQS CFS as a globally recognized third party auditing firm for SQMS (Supplier Quality Management System) audits. McDonald's is the leader in the fast food industry in Germany and one of the most famous brands worldwide. In this position food safety is a main topic. To verify a supplier's compliance with McDonald's SQMS there are three acceptabl

15-01-2019
- by dqsindonesia
Read more »
Associate Professional Management System Auditors

Associate Professional Management System Auditors We are looking for associate Professional Management System Auditors to join our team. Candidates are required to have the following qualifications : S1 degree from reputable university majoring in among others Engineering / Science /  Occupational Health and Safety (K3). Professional experience (full time) of at least 5 (five) years in the relevant activities related to quality/ environment/ safety management or related to the following

29-11-2018
- by dqsindonesia
Read more »

PT. DQS CERTIFICATION INDONESIA

JL. Margasatwa 4, Unit A. Cilandak Timur, Pasar Minggu, Jakarta Selatan 12560 Indonesia

Tel: (62-21) 22780821 (62-21) 22780823 (62-21) 22780343 Fax: (62-21) 22780837

Email: info@dqsindonesia.com

2018 ©Hani Bahanan-DQS Indonesia All rights reserved.