idende

 DQS Corporate Internal Audit merupakan kegiatan pelaksanaan audit tingkat korporasi DQS Holding yang dilakukan oleh auditor korporasi guna memastikan layanan sertifikasi seluruh perwakilan/ kantor cabang DQS diseluruh dunia telah menjalankan sistem manajemen DQS secara efektif dan efisien. 

 

Secara rinci, Corporate Internal audit dilaksanakan untuk DQS Indonesia secara berkala setiap tahun bertujuan untuk :

  1. Memastikan DQS Indonesia telah menjalankan setiap proses bisnis sesuai dengan prosedur yang ada dan ditetapkan oleh DQS Holding Germany dengan efektif dan efisien.
  2. Memastikan DQS Indonesia melakukan invoasi atau improvement untuk setiap hasil temuan dari tahun sebelunnya.
  3. Memastikan DQS Indonesia memberikan pelayanan terbaik kepada customer atau client-client nya.

Pelaksanaan Corporate Internal Audit untuk tahun 2020 di era Covid-19 pandemi, sedikit berbeda dari tahun-tahun sebelumnya yang biasanya dilaksanakan secara on site.  Pada tanggal 27-28 Agustus 2020, Corporate Internal Audit dilaksanakan secara online atau Remote Audit melalui aplikasi Zoom clouds, dengan Lead Auditor Bodgan David dan Co-Auditor  Nicolas Buechs.

Audit Scope and Objective(s):

  • Verification of fulfillment of DQS CMS requirements and applicable accreditation requirements,
  • Identification of opportunities for business and management improvements
  • Review of effectiveness of corrective actions

 Audit Criteria:

Accreditations / authorizations to be considered:

  • ANAB                     
  • DAkkS                    
  • IATF (VDA-QMC) 
  • Other (KAN);

Number of audit files to be verified in detail (through the whole process chain) and recorded in CF 94:

  • ISO 9001:                                      
  • ISO 14001:                                    
  • OHSAS 18001/ISO 45001:                     
  • ISO 50001:                                    
  • IATF 16949:                                  
  • Food standards (BRC/IFS/FSSC):       

Pelaksanaan Corporate internal Audit, diawali dengan opening meeting, dimana seluruh manajemen DQS Indonesia beserta seluruh staf hadir via online. Dalam sesi opening meeting dilakukan perkenalan masing-masing peserta meeting, serta dilanjutkan dengan penjelasan tujuan, lingkup audit, audit kriteria serta temuan audit. Sebagai tahap pertama dilakukan audit managing process. Dalam audit managing process ditujukan kepada managing director DQS Indonesia yang bertanggung jawab merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan serta mengendalikan seluruh proses sertifikasi dari DQS Indonesia. Dua auditor korporasi melaksanakan audit managing process, kemudian tahap selanjutkan dilakukan audit secara paralel dengan dukungan 2 host zoom clouds. Kegiatan audit secara paralel dilakukan di hari pertama untuk kegiatan Finance; Customer Services Processes and Planning; Marketing Process, Sales and Innovation; Quality Management and Accreditation; Audits/Assessment and Certification Processes.

Di hari kedua, pelaksanaan audit hanya dilakukan oleh lead auditor Bodgan David dimana melanjutkan audit terkait Audits /Assessment and Certification Processes;  Auditor Management; Human Resources; IT services.

Closing meeting - Corporate Audit dilaksanakan hampir pukul 18:00 WIB waktu Indonesia bagian barat atau pukul 13:00 waktu Jerman. Seluruh manajemen serta staf DQS Indonesia hadir via online. Terdapat sejumlah temuan minor serta sejumlah peluang perbaikan (OFI). Di akhir kesempatan closing meeting, seluruh manajemen serta staf DQS Indonesia berkomitmen untuk menindaklanjuti temuan sehingga diharapkan dapat meningkatkan layanan sertifikasi DQS Indonesia kepada seluruh pelanggan serta memberikan benefit kepada seluruh pihak terkait dengan DQS Indonesia.

  

 

DQS Indonesia melaksanakan auditor Exchange secara berkala setiap tahunnya. Maksud dan tujuan auditor exchange adalah sebagai sarana pertukaran informasi bagi DQS auditor dalam  menginformasikan standar terbaru terkait sertifikasi, penyamaan persepsi terhadap audit finding serta main issue terkait saat ini. Auditor exchange wajib diikuti bagi auditor DQS baik full time auditor dan subcontract auditor ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, IATF 16949, dan ISO 50001, observer, technical expert.

 

 

Pada tahun 2020, auditor exchange di laksanakan sedikit berbeda dari tahun-tahun sebelumnya dengan melaksanakan secara online dengan menggunkan aplikasi Zoom Cloud. Auditor exchange di laksanakan 2 (dua) batch sebagai berikut :

A. Pada Tanggal 19 dan 22 Mei 2020, DQS Indonesia telah melaksanakan auditor exchange diikuti oleh seluruh auditor, Staf Sales and Marketing dan Staf Customer Service.      Pada pelaksanaan training tersebut membahas mengenai :

  1. Introduction – News From DQS
  2. News/Revised Standards –UN Sustainable Development Goals
  3. Remote Audits ISO 9001 and ISO 14001
  4. Auditor Competence – Legal Requirements ISO 9001 and ISO 14001
  5. Action Plans
  6. Auditor Management and Training Center
  7. Feedback from accreditation audits and technical review ISO 14001 and ISO 45001
  8. Wokshop

B. Pada tanggal 11 Juni 2020, DQS Indonesia melaksanakan auditor exchange secara online khusus untuk standar IATF, diikuti oleh auditor IATF, Staf Marketing dan staf          Customer Service. Pada pelaksanaan training tersebut membahas mengenai :

  1. Induction of Corporate Automotive Program Team
  2. Key Program Changes in implemented 2019
  3. Resources base & VDA-QMD interfaces
  4. IATF KPI Performance
  5. Overview of IATF certification business-global & DQS
  6. CB Performance - global & DQS
  7. VDA office audit & witness audit 2019 summary
  8. Internal witness audit 2019 summary
  9. Appeal & Complaints 2019 summary
  10. Workshop

Dengan pelaksanaan Auditor exchange secara berkala setiap tahun diharapkan memberikan update informasi mengenai perkembangan system yang dipergunakan secara internal DQS maupun upgrade standard yang ada secara global. Serta untuk meningkatkan kompetensi auditor DQS Indonesia dan meningkatkan kualitas pelayanan kepada klien-klien DQS Indonesia.

Untuk Informasi Lebih Lanjut, hubungi kami melalui This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..

Dalam mempersiapkan akreditasi lokal serta mengantisipasi Corporate Internal Audit yang akan dilaksanakan pada kwartal 3 tahun 2020, maka Direksi DQS Indonesia telah menetapkan internal DQS IDN processes training (induction & refreshment) sebagai dasar pemahaman yang sama bagi seluruh karyawan terhadap proses-proses bisnis DQS Indonesia, terutama bagi penanggung jawab proses terkait (process owner), serta karyawan baru sebagai dasar induction training bagi mereka.

Internal training dicanangkan dan dilaksanakan half day - Office Induction & refreshment training untuk 4 modul diperiode kwartal 1 -2 2020 (sesuai available waktu masing-masing) dimana meliputi:

  1. Training and briefing of Corporate management system and supporting processes (presentation #10) 0 h:
    + Visions and values of DQS; DQS terms and conditions
                + Authorization and responsibilities of offices / DQS Intranet
                + Document control system
                + Supporting processes (Internal audits …)
                + Code of ethics; impartiality issues (presentation#11; #12) 1.0h
                + Main related doc: IDN_CM01
                + Trainer: MD & MR
  2. Training and briefing of Planning process (presentation #20) 5h, Determination of audit days (presentation #21) 2.0h:
    + Audit Planning and audit-day calculation process
                + Audit-day calculation of single and sampling site procedures according
                  to ISO 9001, 14001, 18001/45001
                + Quotations and contractual agreement with clients
                + Approval process (approval of audit days and audit team) / Helpdesk
                  tool
      
                + Auditor selection and ordering (confirmation of impartiality)
                + Maintenance of Corporate Database
                + Special handling of IATF 16949 (presentation #22)
                + “Lend of Auditor” process
                + Main related doc: IDN_CD01 & CD02
                + Trainer: Marketing & Sales Manager & CSE Coord`
  3. Training and briefing of Auditing process (presentation #30) 3.0h:
                + Role of auditor
                + Auditing of single and sampling sites (presentation #31)
                + Targets and values of the assessment process
                + DQS audit documents and using of Audit Manager (DQS reporting tool)
                + Explanation of minor and major nonconformities
                     + Main related doc: IDN_CD03
                +Trainer: OPS Manager/ Auditor
  4.  Training and briefing of Certification process Post Audit Processing (presentation #40) 0.75h:
                + Qualification SE, CC & TR (presentation #41)
                + Certification process overview
                + Release of audit report (upload of audit documents to DQS Frankfurt)    
                + Issuing, registration and printing of certificates
                + Certificate suspension and withdrawal procedure
                 + Main related doc: IDN_CD04
                + Trainer: OPS Manager & CSE Cord
  5.  Training and briefing of System evaluation and certificate decision (presentation #42) 0.75h:
                + Content of completeness check (#43)
                + content of technical review (#44)
                + Working with tr-tool
               
     + Main related doc: IDN_CD04
                + Trainer: OPS Manager & CSE Cord
  1. Training and briefing of Auditor qualification and training (presentation #50) 0h:
                + General auditor appointment process, auditor training process
                 + Main related doc: IDN_CD08
                + Trainer: OPS Manager & CSE Cord

Kickoff Internal Training dilaksanakan bersamaan dengan monthly meeting di periode 10 Februari 2020, di kantor DQS Indonesia yang disosialisasi langsung oleh direksi DQS Indonesia. Materi yang dibahas meliputi Corporate Management System & Supporting Processes, serta dilanjutkan dengan Impartiality, Risk identification & analysis.

Pada tanggal 12 Maret 2020, 30 Maret, 24 April 2020 dan 6 Mei 2020 DQS Indonesia telah melaksanakan training secara online karena sesuai dengan anjuran pemerintah di tengah masa pandemi COVID-19 untuk belajar, bekerja dan beribadah di rumah.

Materi training yang telah dibahas adalah mengenai :

  1. Training and Briefing of Planning Processes
  2. Training & Briefing of Auditing and Assessment.
  3. Training and Briefing of Certification Process Post Audit Processing.
  4. Training and Briefing of System Evaluation Certification Decision.

 

Sosialisasi DQS processes program tahun 2020 ini akan diakhiri tanggal 13 Mai 2020 untuk sisa modul pelatihannya.

Training sejenis ini dilaksanakan secara berkala untuk memastikan semua staff memperoleh pembekalan atau update informasi terkait dengan prosedur yang ada dengan baik. Selain itu tujuan lain dari training ini adalah salah satu upaya DQS Indonesia dalam  memberikan pelayanan terbaik  kepada klien-klien kami.