idende

DQS Corporate Internal Audit merupakan kegiatan pelaksanaan audit tingkat korporasi DQS Holding yang dilakukan oleh auditor korporasi guna memastikan layanan sertifikasi seluruh perwakilan/ kantor cabang DQS di seluruh dunia telah menjalankan sistem manajemen DQS secara efektif dan efisien. 

 

Secara rinci, Corporate Internal audit dilaksanakan untuk DQS Indonesia secara berkala setiap tahun bertujuan untuk :

  1. Memastikan DQS Indonesia telah menjalankan setiap proses bisnis sesuai dengan prosedur yang ada dan ditetapkan oleh DQS Holding Germany dengan efektif dan efisien.
  2. Memastikan DQS Indonesia melakukan invoasi atau improvement untuk setiap hasil temuan dari tahun sebelunnya.
  3. Memastikan DQS Indonesia memberikan pelayanan terbaik kepada customer atau client-client nya.

 

Pelaksanaan Corporate Internal Audit untuk tahun 2021 di era Covid-19 pandemi dilakukan secara online atau Remote Audit melalui aplikasi Zoom clouds, dengan Lead Auditor Mr. Bogdan David.

 

Lingkup dan Target Audit:

  • Verifikasi dari pemenuhan persyaratan DQS CMS dan akreditasi yang berlaku.
  • Identifikasi peluang pengembangan bisnis dan manajemen.
  • Tinjauan keefektifan dari tindakan perbaikan.

Kriteria Audit:

  • DQS CMS Requirements (Manual, Directives, etc.)
  • ISO/IEC 17021-1:2015; ISO/IEC 17065:2012 (if applicable) + IAF MDs
  • IATF 16949 Rules 5th edition (incl. FAQ’s, SI’s, CB-Communiques.)
  • Local Management System requirements

Akreditasi / authorizations to be considered:

  • DAkkS                    
  • IATF (VDA-QMC) 

Fokus Khusus 2021:

  • Isu terkait COVID19: Analisis risiko dengan bukti-bukti terkait, tenggat waktu, penelusuran audit
  • Audit jarak jauh / remote: Analisis risiko, perencanaan, pelaksanaan dalam lingkungan manufaktur dan bukti-bukti bagaimana aktivitas tersebut telah diaudit secara efektif
  • Hal-hal terkait perjanjian kontrak

 

Pelaksanaan Corporate internal Audit, diawali dengan opening meeting. Dalam sesi ini dilakukan perkenalan masing-masing peserta meeting, serta dilanjutkan dengan penjelasan tujuan, lingkup audit, audit kriteria serta temuan audit.

 

Sebagai tahap pertama dilakukan audit managing process. Dalam audit managing process ditujukan kepada managing director DQS Indonesia yang bertanggung jawab merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan serta mengendalikan seluruh proses sertifikasi dari DQS Indonesia.

 

Setelah itu di hari pertama ini dilanjutkan audit untuk kegiatan Finance; Customer Services Processes and Planning; IT Services; Marketing Process, Sales and Innovation; Quality Management and Accreditation; Audits/Assessment and Certification Processes (non IATF).

 

Pada hari kedua, pelaksanaan audit hanya dilakukan oleh lead auditor Bogdan David dimana melanjutkan audit terkait Audits/Assessment and Certification Processes (IATF);  Auditor Management; Human Resources.

 

Closing meeting - Corporate Audit dilaksanakan pukul 18:30 WIB waktu Indonesia bagian barat atau pukul 13:30 waktu Jerman. Seluruh manajemen serta staf DQS Indonesia hadir via online. Terdapat sejumlah temuan minor serta sejumlah peluang pengembangan (OFI). Di akhir kesempatan closing meeting, seluruh manajemen serta staf DQS Indonesia berkomitmen untuk menindaklanjuti temuan sehingga diharapkan dapat meningkatkan layanan sertifikasi DQS Indonesia kepada seluruh pelanggan serta memberikan benefit kepada seluruh pihak terkait dengan DQS Indonesia.

 

 

Pada hari Jumat tanggal 25 Juni 2021 PT DQS Certifcation Indonesia baru saja selesai melaksanakan IATF Exchange of Experience-2021” secara daring atau virtual melalui platform Zoom, acara dimulai dari pukul 9.00 WIB sampai dengan pukul 16.00 WIB.

 

Acara tersebut utamanya dihadiri oleh semua auditor standar IATF yang ada dan teregistrasi di DQS Holding German dan juga Tim Internal DQS Indonesia serta perwakilan dari Auditor IATF DQS Malaysia dalam hal ini diwakili oleh Mr. En Soon Lau dan Tim Internal DQS MYS lainnya seperti Mr. Yeoh KA dan hal ini merupakan suatu kegiatan rutin saat seorang auditor IATF DQS Indonesia dikirim untuk mewakili dan mengikuti acara tersebut maka akan membagikan pengalaman dan wawasan serta pengetahuan yang didapat.

 

Dalam hal ini Pemateri adalah Bapak Henry Marpaung – auditor IATF dari DQS Indonesia yang telah teregistrasi di DQS Holding German. Terkait IATF: tautan. 

 

Poin-poin utama yang menjadi pembahasan dalam acara tersebut, diantaranya adalah sebagai berikut:

  1. Introduction of Corporate Automotive Programme team
  2. Key programme changes implemented in 2020
  3. 2020 challenges
  4. Resource base & VDA-QMC interfaces
  5. IATF KPI performance
  6. Overview of IATF certification business-global & DQS
  7. CB performance-global & DQS
  8. VDA office audit & witness audit-2020 summary
  9. Internal witness audit-2020 summary
  10. Appeals & Complaints-2020 summary (includes IATF OEM special status summary)

 

Tidak ketinggalan juga dengan adanya contoh-contoh kasus yang ada dari suatu perusahaan yang telah menerapkan standar IATF, dalam hal ini ada 2 contoh kasus yang harus diselesaikan dan dibahas Bersama-sama oleh auditor IATF dan Tim Internal DQS Indonesia dengan dipandu oleh pemateri saat itu adalah Bapak Henry Marpaung – yang telah teregistrasi sebagai auditor IATF di DQS Holding German dan juga telah banyak pengalaman melakukan audit ekternal di berbagai perusahaan baik itu sebagai klien DQS yang menerapkan standar IATF di Indonesia maupun DQS Mancanegara.

 

Saat memberikan materi tersebut, pak Henry memberikan informasi kepada tim Sales DQS Indonesia, bahwa jika saat DQS melakukan audit eksternal dan menemukan suatu ketidaksesuaian dalam pelaksanaan audit eksternal standar IATF 16949 tersebut, maka perlu digarisbawahi bahwa itu adalah suatu : “Value Added NC” bagi kepentingan semua pihak yang ada di dalam organisasi perusahaan tersebut, khususnya bagi Top Manajemen dan jajaran direksi agar peluang lost cost yang ada dapat di minimalisir. Hal ini menjadi salah satu dari value added yang didapatkan saat bekerjasama dengan DQS Indonesia, khususnya untuk standar IATF.

 

Selain Bapak Henry Marpaung ada juga auditor IATF DQS Indonesia lainnya yaitu Bapak Fata Antariksa, juga memberikan informasi definisi remote location yang merupakan bagian dari site/lokasi yang diaudit terdiri dari 35 jenis fungsi dan proses kegiatan yang dikategorikan sebagai remote support locations (RL), diantaranya:

  1. Aftersales
  2. Calibration
  3. Contract Review
  4. R & D
  5. Product design
  6. … dst nya

 

Semua hal fungsi tersebut harus dinyatakan dan diinformasikan serta dideklarasikan pada suatu organisasi (oleh prospek perusahaan) saat mendaftar dan mengisikan data dalam form isian yang diberikan DQS Indonesia untuk meminta proses proposal penawaran sertifikasi standar IATF 16949.

 

Selain itu di dalam prosedur baku DQS ada suatu sistem pelaporan IATF. Mr. En Soon Lau memberikan sharing experience perihal pelaporan standar IATF dengan nama CARA, yaitu bagaimana seorang auditor membuat dan mengisi di dalam sistem pelaporan IATF yang ada di DQS.

 

Diharapkan dengan terlaksana dan diikutinya IATF Exchange of Experience-2021, bagi semua anggota internal dari DQS Indonesia, baik auditor IATF dan auditor lainnya juga manajemen yang ada, dapat menjadi informasi dan masukan berarti tentang kondisi yang ada saat ini terkait sistem standar IATF di dunia dengan segala kompleksitasnya dan juga dapat menjaga eksisting klien dan khususnya lebih banyak mendapatkan klien standar IATF bagi DQS Indonesia.

 

 

Setiap perusahaan atau organisasi pasti menginginkan apa yang menjadi tujuan maupun bisnis mereka berjalan dengan sukses tanpa ada gangguan yang berarti. Namun, ada hal-hal yang tak dapat dihindari dan hanya sedikit perusahaan atau organisasi yang memperhitungkan dan mengimplementasikan tindakan-tindakan untuk mempersiapkan diri jika terjadi insiden besar seperti bencana alam, pandemi, dan lain sebagainya. Maka dari itu, BCMS (Business Continuity Management System)  dapat diterapkan untuk meminimalkan risiko semacam itu.

 

Business Continuity Management adalah pendekatan manajemen secara keseluruhan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengenali proses dan nilai utama yang paling penting bagi organisasi itu sendiri, dan untuk kelangsungan hidup perusahaan, dan bagaimana melindungi mereka dari pengaruh berbahaya dan insiden besar - atau setidaknya untuk memastikan keamanan kegagalan maksimum. Organisasi dengan sertifikat ISO 22301 mempromosikan kepercayaan para pemangku kepentingan utama mereka, pelanggan dan mitra mereka, serta reputasi mereka. Ini juga memungkinkan mereka untuk bertindak dan berkomunikasi dengan benar dan cepat, untuk merencanakan dan mempersiapkan secara sistematis, dan untuk bereaksi secara efektif dalam situasi kritis.

 

Sasaran BCM

 

Manfaat sertifikasi BCM

  • Memberi manajemen alat untuk menentukan proses yang kritis bagi organisasi
  • Memungkinkan organisasi untuk bereaksi terhadap insiden besar, dan menetapkan tindakan yang sesuai
  • Meminimalkan kerugian yang disebabkan oleh gangguan atau kerusakan proses perusahaan yang ada
  • Mencegah kerusakan proses kritis di sepanjang rantai pasokan
  • Meningkatkan pemahaman holistik organisasi, mendorong peningkatan berkelanjutan
  • Memungkinkan keunggulan kompetitif, mis. dengan meningkatkan bisnis pelanggan baru
  • Apakah bukti kepatuhan terhadap undang-undang, peraturan, dan batasan
  • Memberikan dasar yang lebih baik untuk negosiasi dengan penyedia jasa keuangan
  • Menghasilkan peningkatan kepercayaan di antara pihak yang berkepentingan

 

Implementasi dalam 4 tahap

 

DQS mendampingi organisasi di seluruh langkah mulai dari pemeriksaan kelengkapan dokumentasi hingga kesiapan sertifikasi Sistem Manajemen Kontinuitas Bisnis (BCMS) mereka. Penilaian yang meyakinkan dan independen dari sistem manajemen mereka memberikan manajemen puncak dengan jaminan bahwa sistem tersebut sesuai dengan persyaratan standar. Yang lebih penting, bagaimanapun, adalah wawasan yang diperoleh tentang efisiensi sistem manajemen dan kesesuaian untuk mengendalikan skenario yang termasuk dalam rencana Kesinambungan Bisnis. Auditor DQS akan memberikan informasi untuk perbaikan, dan arahan untuk proses pengambilan keputusan.

 

Informasi lebih lanjut dapat dengan menghubungi kami di This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. / 08111108301 /  (021)778 83264.

 

Anda pun dapat menghadiri seminar DQS yang bertemakan “ISO 22301:2019: Solusi Keberlanjutan Bisnis di Masa Pandemi”.

 

Referensi: Tautan